Система ГТД – это метод самоорганизации и управления своим временем, который позволяет сделать полный анализ ситуации по всем сферам жизнедеятельности, структурировать картину имеющихся проектов (как долгосрочных, так и краткосрочных), наладить систему обработки информации и систему подсказок/напоминаний самому себе, чтобы максимально разгрузить память и внимание для выполнения текущих задач.
Система разработала Дэвидом Алленом, подробно описана в книге «Как привести дела в порядок» (Getting things done). Она рассчитана на долгосрочное использование, может адаптироваться к каждому конкретному человеку и дополняться различными техническими средствами, подходящими именно ему. Многие электронные программы самоменеджмента (тайм-менеджмента) включают в себя принципы ГТД, имеют архитектуру, подходящую для их использования в рамках этого подхода.
Перечислим несколько наиболее важных инструментов, используемых в системе:
- знание: человеческий мозг не приспособлен к удержанию в памяти более 7+-2 дела одновременно, и если не выносить информацию о делах на внешние носители – большая часть нужных дел будет забыта, а ощущение, что человек что-то забыл, будет держать его в постоянном стрессе.
- знание: человеческий мозг не приспособлен к правильному ранжированию проектов, так как важным ему представляется то, что попало во внимание, поэтому нужно развить у себя привычку к обдумыванию проекта по определенной схеме, которая и позволит правильно определить приоритеты.
- корзина «входящие» - место, куда стекается любая входящая информация для ее последующей обработки. Обычно корзина представляет из себя лоток для бумаг, куда могут класть документы как пользователь системы, так и другие люди.
- схема обработки входящих. Схема описывает алгоритм действий при разборе поступившей информации, который позволяет провести тщательную сортировку (к чему относится инфо; полезна ли она или подлежит выбросу; если полезна, что нужно с ней сделать и сколько времени это займет), и при этом сразу же выполнить мелкие задачи (занимающие менее 2 минут).
- список проектов. Список (может быть представлен в виде майнд-карты) включает все текущие проекты (дела, требующие больше одного действия).
- майнд-карта зон ответственности. Включает все крупные сферы жизнедеятельности, которые человек должен держать под контролем. Наличие выделенных зон ответственности позволяет не забывать о тех сферах, которые сейчас не актуальны, но тем не менее важны для благоприятного будущего.
- пятишаговая обработка проекта (прояснение цели, описание конкретного ожидаемого результата, мозговой штурм по требуемым для этого результата условиям, составление плана, определение ближайших шагов).
- еженедельный обзор. Он в норме осуществляется раз в неделю, но требует полной концентрации внимания на нем. Производится обработка корзины, обзор списка проектов и планирование последующих шагов.
Результат освоения метода: овладение эффективным целеполаганием, планированием, технологией управляемого мозгового штурма, значительное повышение личной и деловой эффективности, повышение уровня самодисциплины, повышение уровня комфорта (снижение уровня информационного стресса, нагрузки на память и внимание).
Требуемая подготовка: прочтение книги по ГТД; терпение; способность к долговременной концентрации внимания; владение программами для построения майнд-карт.